Mange har et eget system til å vedlikeholde klubbdata som medlemskontingent, adresseregister etc. For å lette jobben med vedlikehold av flere system er det laget funksjonalitet som gjør det mulig å importere utøvere fra en semikolonseparert fil. Hvis det andre systemet har mulighet til å eksportere til semikolonseparert fil eller til excel kan dette være en mulighet for å synkronisere data.

Krav til fil:
Eksporten til den semikolonseparerte filen må ha en unik id fra det andre systemet. Denne id'en vil bli importert til JechSoft Victoria som "Ekstern id" som er et nytt felt i personregisteret. Denne id'en vil være nøkkelen som identifiserer personene mellom de to systemene. Hvis nøkkelen ikke finnes i personregisteret ved import vil utøveren blir opprettet som ny post i JechSoft Victoria.

På venstresiden i skjermbildet er det listet opp alle felter som er mulig å importere. Disse må settes i samme rekkefølge som eksportfilen. Hvis det er felter som ikke er i importfilen settes feltet til ikke i bruk ved å ta vekk haken for det aktuelle feltet. Øverst til høyre kan du hele tiden se hvordan filen er ment å se ut. For å endre på feltrekkefølge er det bare å dra og slippe feltene.

Når feltene er riktig stablet må du velge datoformat hvis fødselsdatoen er med i importen. Det er viktig at dette er riktig for at videre behandling i JechSoft Victoria skal bli riktig. Det samme gjelder beskrivelsen av kjønn-feltet. Legg inn hva som beskriver jente og hva som beskriver gutt.

En del semikolonseparerte filer inneholder en første linje som beskriver feltene, og som dermed ikke skal importeres. Hvis din fil inneholder en slik rad må du krysse av for ikke å importere første linje.

Du må fortelle hvilken klubb svømmerne du importerer skal blir registrert for. Dette gjør du i nedtrekksmenyen som inneholder alle klubbene som er registrert i din database. Før du kan starte importen må du klikke på knappen "Hent fil" og velge filen du vil importere.

Når du klikker på knappen "Neste" vil filen bli lest, og innholdet presentert i et rutenett. Hvis status på raden er "Ny" betyr det at personen på raden ikke ble gjenkjent i databasen, og raden vil bli registrert som ny utøver. Hvis status får verdien "Endret" er den eksterne id'en matchet med en rad i databasen men noen av feltene har andre verdier enn i databasen. Databasen vil bli oppdatert med de nye verdiene. Har status verdien "Uendret" er raden matchet med en utøver i databasen, og alle felter er funnet uendret.

Du kan markere rader, og med høyre mustast endre kolonnen Importer fra Je til Nei, eller omvendt. På denne måten har du mulighet til å unngå og importere noen av radene.

Ser alt greit ut kan du klikke på knappen "importer", og importen blir fullført.

Eksempel på en semikolonseparert fil.

Ting å være obs på:

- Det er ikke mulig å bare importere postnr. Siden postnr og poststed ligger i samme felt i JechSoft Victoria må du importere begge feltene, evt bare poststed.

- Selv om en importrutine kan forenkle og være tidsbesparende kan en feilaktig import også lage mye rot. Det kan derfor være lurt å teste ut importen i testdatabasen før du gjør den endelige importen i produksjonsdatabasen. For å opprette og starte testdatabase går du til Innstillinger/Hjelpemidler (knapp nr 5 fra høyre) og flik testdatabase.

- Hvis du har en rekke av svømmerne dine registrert fra før i begge systemer men nå vil starte med import for å synkronisere databasene er det viktig at du først gjør et grundig forarbeid ved å oppdatere feltet Ekstern Id på hver utøver i JechSoft Victoria. Gjør du ikke det vil du sitte med dobbeltregistrering av alle utøverne etter første import. Det er altså viktig at du bruker tid på dette nå. Tidsbesparelsen kommer først når dette er unnagjort.